Rozwój technologii sprawił, że coraz częściej przechowujemy ważną dokumentację w formie cyfrowej. Mimo to, w biurach nadal obserwuje się obecność papierowych umów, notatek czy ważnych dokumentów – niejednokrotnie z wrażliwymi danymi, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Sposobem na poradzenie sobie z tym aspektem okazuje się niszczarka. Kiedyś niedoceniana, dziś stanowi obowiązkowy element wyposażenia biura. Jaką wybrać i co należy wziąć pod uwagę przy jej zakupie? Przygotowaliśmy dla Ciebie cenne porady.
Dlaczego biura potrzebują niszczarek?
Niegdyś niszczarki do dokumentów uznawano za zbędny gadżet. Zmiana nastąpiła po przyjęciu Ustawy o Ochronie Danych Osobowych. Przewiduje ona dość wysokie sankcje, jeśli w niepowołane ręce dostaną się dane wrażliwe. Kolejnym motorem do zmian okazała się wszechobecna konkurencja. Mimo cyfryzacji nadal wiele projektów i pomysłów przenosi się na papier. W związku z tym firmy konkurencyjne mogą dowiedzieć się o planowanych zmianach czy innowacjach. By jak najbardziej chronić takie dane, warto zdecydować się na solidne niszczenie dokumentów, z których tak cenne informacje mogłyby wypłynąć do konkurentów. Niszczarka przydaje się też przy porządkowaniu starej dokumentacji, której nie trzeba długo archiwizować.
Rodzaje niszczarek biurowych
Jeśli rozglądasz się za funkcjonalną niszczarką do swojego biura, to zapewne szybko zauważysz, że urządzeń tych jest na rynku naprawdę wiele. Różnią się między sobą przede wszystkim parametrami technicznymi. Wśród wielu rodzajów niszczarek decydującymi kryteriami podziału są:
– pojemność kosza,
– rodzaj cięcia,
– szerokość cięcia,
– liczba kartek, które można ciąć za jednym razem,
– poziom bezpieczeństwa.
Co więcej, musisz wiedzieć, że niszczarki potrafią o wiele więcej niż tylko niszczyć dokumenty. Większość modeli doskonale radzi sobie także z niszczeniem zszywek lub spinaczy, a niektóre mogą być przeznaczone do niszczenia kart kredytowych i płyt CD/DVD. Wobec tego, wybierając idealne urządzenie do swojego biura, musisz wziąć pod uwagę przede wszystkim jego przeznaczenie.
Na co musisz zwrócić uwagę przy zakupie niszczarki?
Kryterium, które powinno zadecydować o wybraniu niszczarki do biura to wielkość przedsiębiorstwa. Do małej firmy możesz wybrać nieco mniejsze modele, które nie zajmą dużo miejsca użytkowego, ale świetnie spełnią swoją funkcję. Duże biura zdecydowanie potrzebują urządzenia o wysokiej wydajności.
Zwróć zatem uwagę na pojemność kosza. Standardowe użytkowanie niszczarki powinno skłonić Cię do zakupu modelu z koszem o pojemności około 15 litrów. Większe firmy, w których niszczenie dokumentów jest często realizowaną procedurą, muszą wyposażyć się w sprzęt o pojemności większej niż 30 litrów. Dzięki temu nie będzie konieczności częstego opróżniania kosza ze ścinkami.
Bezwzględnie zwróć też uwagę na stopień tajności niszczarki do biura. Norma DIN zakłada siedem kategorii ochrony niszczonych dokumentów. Kryterium tego podziału to nic innego jak szerokość ścinków papieru po zniszczeniu. Zasada jest prosta – im mniejsze ścinki, tym poufność danych jest bardziej zabezpieczona. Wyróżniamy następujące stopnie tajności:
– P1 – mało istotne dokumenty,
– P2 – korespondencja wewnętrzna,
– P3 – poufna dokumentacja,
– P4 – szczególnie poufna dokumentacja,
– P5 – tajna dokumentacja,
– P6 – szczególnie tajna dokumentacja,
– P7 – ściśle tajna dokumentacja.
W tym aspekcie wiele zależy od charakteru Twojej firmy. Powinno być to jednak najważniejsze kryterium wyboru niszczarki.
Funkcje, które powinna mieć niszczarka
Stopień tajności i pojemność kosza są ważne, ale warto zwrócić uwagę także na dodatkowe funkcje urządzenia. Mogą być bardzo przydatne w codziennej pracy. Do szczególnie ciekawych zaliczamy:
- Automatyczny start/stop – niszczarka rozpocznie pracę od razu po włożeniu do niej dokumentu.
- Czujnik wypełnienia pojemnika – urządzenie sygnalizuje, kiedy należy opróżnić kosz ze ścinków.
- Rewers – kiedy włożysz zbyt dużo dokumentów jednocześnie, to niszczarka je odda, dzięki czemu się nie zatnie.
- Czujnik dotyku – zabezpieczenie przed przypadkowym włożeniem dłoni do szczeliny na papier do zniszczenia.
- Kółka – podstawa wyposażona w kółka pozwala na łatwe i szybkie transportowanie niszczarki w różne miejsca.
Jaka niszczarka do biura? Nasze typy
Znasz już kryteria, jakimi warto kierować się przy wyborze sprzętu. Jaka niszczarka do biura będzie zatem funkcjonalna? Poznaj nasze typy.
Rexel Momentum X308
Niszczarka do biura marki Rexel to doskonały wybór dla wymagających, ale ceniących sobie ekonomiczne rozwiązania. Poza niszczeniem dokumentów, doskonale poradzi sobie ze zszywkami i spinaczami, a nawet z kartami kredytowymi. Dość pojemny kosz sprawdzi się w małych i średnich biurach. Dodatkowo posiada intuicyjny panel sterowania, dzięki któremu obsługa urządzenia jest bardzo prosta.
Leitz IQ Office Pro 80100000
Profesjonalna niszczarka produkcji Leitz sprawdzi się w dużych biurach, które poszukują wydajnego sprzętu. Została zaprojektowana z myślą o przedsiębiorstwach potrzebujących urządzenia o wysokim stopniu tajności – model określony jest stopniem P6. Prosty panel, w jaki wyposażone jest urządzenie, zapewnia banalnie łatwą obsługę. Funkcja rewers zapobiega zacinaniu się niszczarki, kiedy znajdzie się w niej za dużo papieru.
Wallner HD-300 C4
Wielozadaniowa niszczarka marki Wallner – dzięki dużej pojemności kosza – jest świetną opcją zarówno do mniejszych, jak i większych biur. Dodatkowo radzi sobie z niszczeniem kart i płyt CD, a także ma dość wysoki stopień tajności – P4. Pracę ułatwi funkcja automatycznego startu/stopu z autoreversem. Praktyczne kółka pozwolą na proste manewrowanie urządzeniem.
Wybór niszczarki do biura nie jest trudnym zadaniem – obecnie można całkowicie dopasować sprzęt do swoich preferencji i oczekiwań. Polecane modele, a także wiele innych, które świetnie sprawdzą się w Twoim biurze, czekają na Ciebie w ofercie naszego sklepu.
