W zdecydowanej większości firm konieczna jest archiwizacja ważnych dokumentów. Jest to niezwykle ważne, szczególnie w razie niezapowiedzianej kontroli, reklamacji klientów, a także w wielu innych przypadkach. Czy wiesz, jak poprawnie archiwizować dokumenty? Oto kilka skutecznych porad, a także akcesoriów, które mogą znacznie ułatwić Ci to zadanie!
Jak archiwizować dokumenty?
Dokumenty można archiwizować w różny sposób. W zasadzie praktycznie każda firma ma na to swój charakterystyczny, wypracowany sposób. Jest to zależne od wielu czynników – między innymi od preferencji osoby zajmującej się archiwizacją, wytycznych przełożonego, liczby klientów i asortymentu, a także rodzaju firmy, jak również długości przetrzymywania danych dokumentów. Za najpopularniejsze metody uznaje się archiwizację całych segregatorów oraz archiwizację wprost do pudła archiwizacyjnego.
Metoda pierwsza – archiwizacja dokumentów do segregatorów
Pierwszy sposób to archiwizacja całych segregatorów. Sprawdza się zwłaszcza w przypadku takich dokumentów jak na przykład rachunki i umowy. To szybka i bardzo wygodna metoda. W sytuacji, gdy segregator zostanie starannie oznaczony, można go włożyć wprost do pudła archiwizacyjnego. Pudła są w tym przypadku bardzo wygodne, gdyż można dobrać ich wielkość w taki sposób, żeby swobodnie mieściły one kilka lub nawet kilkanaście segregatorów. Umożliwia to szybkie znalezienie potrzebnych pism, bez konieczności robienia niepotrzebnego bałaganu. Ogromną zaletą jest również fakt, że dokumenty można w dowolnym momencie wyjąć, a następnie z powrotem włożyć w wyznaczone miejsce w segregatorze. Sposób przechowywania ważnych dokumentów w segregatorach sprawdzi się głównie przy krótkim czasie archiwizacji, gdyż zbyt duża ilość dokumentów może spowodować chaos i bałagan w ważnych papierach.
Metoda druga – wkładanie dokumentów bezpośrednio do pudeł archiwizacyjnych
Druga metoda polega na archiwizacji bezpośrednio do pudła archiwizacyjnego. Sprawdzi się ona doskonale w przypadku osób, które nie chcą przechowywać dokumentów w dodatkowych segregatorach. Jak archiwizować dokumenty w pudełku? Po pierwsze przygotuj dokumenty, które chcesz zachować. Następnie złącz je ze sobą, używając do tego na przykład klipsa archiwizacyjnego – pomoże Ci to zachować porządek. Dokumenty umieść w pudle archiwizacyjnym, a pudło połóż w wyznaczonym miejscu. Warto wiedzieć, że dokumenty archiwizowane we właściwy sposób mogą wytrzymać w bardzo dobrym stanie nawet kilka dekad.
Akcesoria przydatne podczas archiwizacji dokumentów
Segregatory
Segregatory to najpopularniejsze akcesoria przeznaczone do archiwizacji dokumentów. Sprawdzą się zarówno do tymczasowego, jak i długotrwałego przechowywania. Zaletą segregatorów jest to, że mają one ujednolicone wymiary. Dzięki temu z łatwością można w nich przechowywać ważne dokumenty, nie uszkadzając ich. Segregatory umożliwiają łatwe grupowanie dokumentów. Pomocne mogą okazać się w tym liczne akcesoria – w tym między innymi przekładki, folie, panele informacyjne, klipsy i wiele innych. Dokumenty umieszczone w segregatorze bardzo łatwo się przegląda.
Skoroszyty
Do archiwizacji dokumentów często używane są również skoroszyty. Pozwalają one na wpinanie do nich dokumentów (bezpośrednio lub w koszulkach). Dzięki temu z łatwością można je przeglądać. Skoroszyty cechują się także stosunkowo niską ceną – to z pewnością opcja korzystniejsza cenowo niż zakup segregatorów. Skoroszyty bardzo często można wpiąć do segregatora, co znacznie ułatwia organizację.
Teczki
Za pomocą teczek można szybko grupować oraz przechowywać dokumenty. Ich zaletą jest niska cena, co jest istotne przy zakupie większej ilości akcesoriów. Z kolei za słabą stronę teczek uznaje się fakt, że trudno jest szybko przejrzeć ich zawartość. Każda teczka wymaga bowiem otworzenia, a następnie przejrzenia dokumentów, które często są ułożone luźno, przez co mogą tworzyć bałagan. Do archiwizacji dokumentów sprawdzą się teczki z gumką, wiązane, z rączką, kopertowe, harmonijkowe, a także fastykuły. Przydatne mogą okazać się również teczki zawieszkowe (zawieszane), które są przeznaczone do archiwizacji istotnych pism.
Pudła archiwizacyjne
Do archiwizacji dokumentów przydatne są oczywiście także pudła archiwizacyjne. Można w nich umieszczać dokumentację w różnych formach – na przykład luzem, spiętą klipsami, w teczkach, segregatorach lub skoroszytach. Każdy system ma pudełka, które są dla niego dedykowane. Mają one odpowiednie wymiary oraz określony sposób otwierania.
Archiwizacja dokumentów wcale nie jest taka trudna, jak mogłoby się wydawać! Można robić to na wiele sposobów – w tym między innymi umieszczać ważne dokumenty w segregatorach i pudłach archiwizacyjnych. Coraz popularniejsze staje się także archiwizowanie dokumentów w wersji elektronicznej. Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, z pewnością przydadzą Ci się liczne akcesoria do archiwizacji dokumentów, które zakupisz w naszym sklepie. To między innymi segregatory, skoroszyty, przekładki, obwoluty, koszulki, teczki, pudełka, szufladki, klipsy i wiele innych.
